COORDINADOR (A) ADMINISTRATIVO

COORDINADOR (A) ADMINISTRATIVO.

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Objetivo del puesto:

Proveer soporte administrativo y de coordinación integral a la Vicepresidencia y Servicios Internacionales y a su equipo de reportes directos, garantizando la gestión eficiente de la agenda ejecutiva, la organización de información y documentación crítica, la coordinación logística de reuniones y viajes, y el flujo oportuno de comunicación entre la VP, sus reportes directos y las demás áreas de la organización, con el fin de liberar tiempo de gestión estratégica al equipo de liderazgo.

Responsabilidades:

• Administrar la agenda ejecutiva de la VP: coordinar, priorizar y confirmar reuniones internas y externas, resolviendo conflictos de horario de forma proactiva.

• Coordinar logística de viajes nacionales e internacionales (boletos, hospedaje, transporte, visas) y preparar itinerarios detallados.

• Filtrar, redactar y dar seguimiento a correspondencia y comunicaciones de la VP (correo, memorandos, cartas), manteniendo confidencialidad estricta.

• Organizar y dar seguimiento a la preparación de reportes de gastos, cotizaciones y trámites administrativos de la VP.

• Preparar, revisar formato y organizar presentaciones, informes y documentos ejecutivos solicitados por la VP.

• Custodiar y organizar archivo físico y digital de documentación confidencial y estratégica de la Vicepresidencia.

• Coordinar la logística de reuniones periódicas del equipo de liderazgo (comités, one-on-ones, reuniones de segmento, QBR), incluyendo salas, equipos y materiales.

• Consolidar y dar seguimiento a reportes, minutas y compromisos (action items) generados en reuniones de la VP con sus reportes directos.

• Servir de punto de contacto administrativo entre la oficina de la VP y los siete reportes directos para solicitudes recurrentes (agenda compartida, salas, viajes de equipo, aprobaciones).

• Apoyar la organización logística de eventos y actividades del equipo (kick-offs, sesiones de planificación, actividades de reconocimiento).

• Dar seguimiento administrativo a solicitudes de compras, requisiciones y trámites con Procurement/Finanzas en representación de la VP y su equipo.

• Mantener actualizado el directorio de contactos internos y externos, y el calendario maestro de compromisos de la Vicepresidencia y sus reportes directos.

Requisitos:

• Mínimo 4 años de experiencia como asistente ejecutiva/administrativa, idealmente dando soporte a nivel de Dirección o Vicepresidencia.

• Experiencia coordinando agenda y logística para más de un ejecutivo o equipo de liderazgo (deseable).

• Experiencia previa en sector telecomunicaciones o entornos corporativos de alto ritmo (deseable, no excluyente).

• Técnico o Licenciatura en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o carrera afines.

• Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word) nivel avanzado; herramientas de videoconferencia y gestión de calendario compartido.

• Español (nativo/avanzado). Inglés intermedio-avanzado (correspondencia y coordinación con contrapartes internacionales).

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